জাবেদা কাকে বলে? বৈশিষ্ট্য, গুরুত্ব প্রকারভেদ

বিশেষ জাবেদা (Special Journal)

       বিশেষ জাবেদা হলো এমন একটি জাবেদা যাতে একই জাতীয় লেনদেন লিপিবন্ধ করা হয়। কোনো নির্দিষ্ট শ্রেণির লেনদেন যখন নির্ধারিত একটি জাবেদা বইতে লিপিবদ্ধ করা হয় তখন ঐ জাবেনা বইকে বিশেষ জাবেদা বই বলে।  প্রতিটি লেনদেনের জন্য ডেবিট-ক্রেডিট এ বইতে উল্লেখ থাকে না।  

 কারবারি লেনদেনসমূহ পরীক্ষা করে এদেরকে প্রধানত চারটি গ্রুপে বিভক্ত করা যায়।

১। বিক্রয় জাবেদা (Sales Journal) : বাকিতে পণ্য বিক্রয় সংক্রান্ত লেনদেন যে জাবেদা বইতে লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে বিক্রয় জাবেদা বই বলে। নগদ প্রাপ্তি বা নগদ পণ্য বিক্রয় এ জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় না। বাকিতে সম্পত্তি বিক্রয় সাধারণ/প্রকৃত জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয়।

২। ক্রয় জাবেদা (Purchase journal): কেবলমাত্র ধারে পণ্য ক্রয় সংক্রান্ত লেনদেনসমূহ যে জাবেদা বইতে লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে ক্রয় জাবেদা বা ক্রয় বই বলা হয়। ক্রয় জাবেদায় কেবল ব্যবসায়িক পণ্য ক্রয় লিপিবদ্ধ করা হয়, নগদ পণ্য ও সম্পত্তি ক্রয় এ জাবেদার অন্তর্ভুক্ত হয় না। 

৩। নগদ প্রদান জাবেদা (Cash payment journal) : নগদ প্রদান জাবেদায় সমস্ত নগদ প্রদান বা পরিশোধ অন্তর্ভুক্ত হয়। নগদ টাকা যেহেতু বিভিন্ন খাতে প্রদান করা হয় সেহেতু এতে অনেক টাকার ঘর থাকে। পাওনাদারদেরকে টাকা পরিশোধ, নগদ পরিশোধসমূহের মধ্যে একটি উল্লেখযোগ্য দফ বিধায় Accounts payable-এর জন্য একটি Debit কলাম থাকে। অনেক পরিশোধের সাথে ক্রয় বাটা থাকে বলে Purchase discount নামে একটি Credit কলাম থাকে। চেকের মাধ্যমে এবং নগদ পরিশোধের জন্য Cash column নামে একটি Credit কলাম থাকে। ব্যবসায়ের প্রয়োজনে বহুবার অফিস সরবরাহ ক্রয় করতে হয় বলে Office supplies নামে আলাদা একটি ডেবিট কলাম থাকে। এছাড়াও অন্যান্য পরিশোধ দেখানোর জন্য Others accounts নামে একটি Debit কলাম থাকে।

৪। নগদ প্রাপ্তি জাবেদা (Cash receipts journal) :  নগদ প্রাপ্তি জাবেদায় সকল নগদ প্রাপ্তি লিপিবদ্ধ করা হয়। এতে নগদ বিক্রয়, দেনাদার হতে আদায় এবং অন্যান্য উৎস হতে নগন অর্থ পাওয়া গেলে; যেমন- ঋণ গ্রহণ করা হলে এবং সম্পত্তি বিক্রি করা হলে প্রভৃতি লিপিবদ্ধ করা হয়। একটি নগদ প্রাপ্তি জাবেদায় যে সকল টাকার কলাম থাকে সেগুলো হলো- ডেবিট কলাম- Cash এবং Discount, ক্রেডিট কলাম- Sales, Accounts receivable.

প্রকৃত জাবেদা  (Proper Journal)

যে সকল প্রতিষ্ঠানে প্রতিদিন হাজার হাজার লেনদেন সংঘটিত হয় সে সকল প্রতিষ্ঠানে সকল জাবেদা একই বহিতে লিপিবদ্ধ করলে নানা জটিলতা দেখা দেয়।  কিন্তু কারবার প্রতিষ্ঠানে এমন কিছু লেনদেন সংঘটিত হয় যা বিশেষ জাবেদায় বা বহিতে লিপিবদ্ধ করা সম্ভব হয় না। 

যে সকল লেনদেন তাদের প্রকৃতিগত কারণে বিশেষ জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা যায় না সে সকল লেনদেন তারিখের ক্রমানুসারে কারণ উল্লেখপূর্বক যে জাবেদায় লিপিবদ্ধ করা হয় তাকে প্রকৃত জাবেদা (Proper/ General Journal) বলে ।  নিচে যে সকল লেনদেন প্রকৃত জাবেনায় লিখা হয় তাদের বিস্তারিত আলোচনা করা হলো : 

     ১। প্রারম্ভিক জাবেদা (Opening Journal): বিগত বছরের যাবতীয় সম্পদ ও দায় যে জাবেদার মাধ্যমে চলতি বছরে আনিত হয় তাকে প্রারম্ভিক জাবেদা বলে।

     ২। ভুল সংশোধনী জাবেদা (Rectifying Journal): হিসাবের মধ্যে ভুলত্রুটি থাকলে তা প্রকৃত জাবেদায় অন্তর্ভুক্তির মাধ্যমে সংশোধন করা হয়।

     ৩। স্থানান্তর জাবেদা (Transfer Journal): প্রকৃত জাবেদার মাধ্যমে প্রয়োজন বোধে এক হিসাব হতে অন্য হিসাবে স্থানান্তর করা যায়। 

     ৪। সমন্বয় জাবেনা (Adjusting Journal): রেওয়ামিল হতে চূড়ান্ত হিসাব তৈরির সময় অসমন্বিত খরচগুলোকেই প্রকৃত জাবেদার মাধ্যমে সমন্বয় করা হয়। 

     ৫। সমাপনী জাবেনা (Closing Journal): এই জাবেদার মাধ্যমে হিসাবকাল শেষে নামিক হিসাব সমূহের জের ক্রয়-বিক্রয় ও লাভ-লোকসান হিসাবে স্থানান্তর করা হয়। এর ফলে নাামিক হিসাবসমূহের জের বা Balance শূন্য হয়।

      উপরিউক্ত জাবেদা ছাড়াও বিলের প্রত্যাখ্যান, ধারে সম্পত্তি ক্রয়, মালিক কর্তৃক ব্যবসা হতে পণ্য গ্রহণের দাখিলা প্রকৃত জাবেদার মাধ্যমে লেখা হয়।